6 WSKAZÓWEK DOTYCZĄCYCH ROZMÓW KWALIFIKACYJNYCH Z PRACOWNIKAMI
Mało który inny kanał komunikacji tak dobrze odzwierciedla nastroje panujące w firmie, jak wywiady z pracownikami. Odzwierciedlają satysfakcję pracowników, potrzebę optymalizacji procesów oraz sukces menedżera. Jednak większość firm zbyt rzadko przeprowadza oceny pracowników. Na przykład aktualne badanie Haufe z 2022 roku pokazuje, że tylko 49 procent ankietowanych firm w ogóle przeprowadza coroczną ocenę pracowników. Tylko 6 proc. robi to co miesiąc. Informacje zwrotne z dyskusji dają potencjał rozwojowy obu stronom rozmowy, ponieważ menedżerowie również muszą zastanowić się nad swoim zachowaniem, aby móc jeszcze lepiej wspierać pracowników. Im częściej takie rozmowy mają miejsce, tym większe możliwości mają firmy w zakresie strategicznego kontrolowania atmosfery pracy.
Te sześć wskazówek pomogą menedżerom prowadzić rozmowy z pracownikami w sposób przejrzysty.
Wskazówka 1: Rozpocznij rozmowę z jasnym celem
Oceny pracowników odbywają się regularnie lub doraźnie. Nadrzędnym celem jest zawsze dawanie i otrzymywanie informacji zwrotnej. Procedury muszą być do tego odpowiednie. Zarówno pracownicy, jak i menedżerowie powinni przystąpić do rozmowy z jasnym celem. Koncentrować się należy np. na ocenie pracy drugiej osoby, wymianie informacji, wskazaniu możliwości rozwoju czy rozwiązaniu konfliktu. Przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej obejmuje poinformowanie pracowników nie tylko o czasie i miejscu rozmowy, ale także o jej treści.
Wskazówka 2: Otwarta i spokojna kultura rozmowy
Wzajemne spotykanie się na równych prawach (i bez uprzedzeń) jest niezbędne, aby pracownicy mogli wyrażać swoje pomysły, skargi i wątpliwości bez obawy przed konsekwencjami. Dlatego przez całą rozmowę należy zadbać o poczucie zaufania. A można to osiągnąć jedynie poprzez bezkompromisową otwartość. Przez długi czas informację zwrotną przekazywano metodą kanapkową, w której krytyka ukryta jest pomiędzy dwoma pochwałami. Jednak jest to nie tylko mylące dla pracowników, ale także w równym stopniu osłabia jak krytykę, tak i pochwały.
Wskazówka 3: Podziel mowę w proporcji 70-30
Tylko przy dużym udziale mówienia pracownicy otrzymują wystarczająco dużo przestrzeni, aby wyrazić opinię na temat własnej sytuacji, życzeń w firmie lub na temat menedżera. Jeżeli rozmowa z pracownikiem nie odbywa się w związku z konkretną okazją, najlepiej byłoby, gdyby menedżer ustalił jedynie ramy rozmowy. Pracownicy stanowią 70 procent części mówionej. W zależności od sytuacji odpowiednią oprawą może być rozmowa w formie wywiadu lub swobodnej wypowiedzi. W każdym razie większy udział mówienia wzmacnia pracownika na jego własnej pozycji, a jego własne tematy są słyszalne.
Wskazówka 4: Komunikuj się wyraźnie za pomocą gestów, języka i mimiki
Podczas rozmowy oceniającej pracownicy często czują się bezbronni. Nie wiedzą, czego się spodziewać i reagują bardzo wrażliwie na sygnały menadżera. Jasny i rzeczowy język ułatwia pracownikom nieprzyjmowanie informacji zwrotnych do siebie. Prostą metodą jest prowadzenie rozmowy w sposób oparty na informacjach i bez oceniania oraz formułowanie krytyki z perspektywy pierwszej osoby. Jednak niezależnie od tego, jak wyraźne są słowa, jeśli mimika i gesty wysyłają różne sygnały, Twoja wiadomość nie zostanie odebrana zgodnie z zamierzeniami. Otwarte spojrzenie, spokojna postawa i jasny język często wystarczą, aby uniknąć nieporozumień.
Wskazówka 5: Ustal cele rozwojowe
Każda krytyka i każda sugestia zgłaszana w trakcie oceny pracownika ma na celu wsparcie rozwoju zawodowego indywidualnego pracownika. Zakończenie oceny pracownika stanowi podstawę do motywowania pracowników i wyrażania własnego uznania dla nich. To po raz kolejny pokazuje, że niezależnie od omawianych punktów, Twoja własna twórczość jest widoczna i rozpoznawalna. To z kolei motywuje do wprowadzenia omawianych celów w życie.
Wskazówka 6: Zastanów się nad swoim zachowaniem
Ale nie tylko pracownicy powinni po rozmowie oceniającej dokonać przeglądu własnych działań. Menedżerowie powinni także po każdej rozmowie znaleźć czas na refleksję nad swoim zachowaniem. Gdzie mogę się poprawić? – w trakcie rozmowy i w mojej ogólnej roli menedżera.
W ten sposób zarówno pracownicy, jak i menedżerowie uczą się czegoś nowego podczas każdej rozmowy.
